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「月次の経理業務の時間を少しでも短縮、早期化できないでしょうか。」

「人材不足も継続するだろうし世の中もどんどんIT化が進んでいると聞くし。。。」

「うちみたいな零細企業でも取り入れられる脱アナログ策はないでしょうか。。」

最近顧客様からのご相談が増えてきております。

人手不足は継続し、インボイス制度、電子帳簿保存制度、スキャナ保存制度への対応も迫られ、検討を進めている会社も増えてきているのではないでしょうか。

月次の経理作業（出納帳作成や領収書の管理）は適切に帳簿を作成するために会社にとって重要な作業ですが、手作業での転記やエクセル入力は何かと手間がかかります。

ご相談を受けるなかで、どこがネックとなっていたのか傾向もつかめてきました。

業容拡大による作業増加で人手不足に困っている経営者の方もいらっしゃるのではと思います。

今回は小規模な会社でもお金はかけず経理業務の効率化やペーパレス化、脱アナログ化につなげる方法をご紹介します。

このブログは公認会計士・税理士である財務コンサルタントが中小企業の経営力を強化して日本を元気にするためにぜひ知っておいてほしいと思う情報を共有するために書いたものです。

結論：中小零細企業の業務効率化のポイントは現金取引の削減とペーパレス化、電子データの活用！改善の方向性検討の際は経営に必要な業務（営業、生産、戦略検討）には時間をかけ、準備作業の効率化を優先すべし！テレワーク導入や働き改革のきっかけにもつながります！将来的にデジタル化への対応は企業間のエチケットの一つになるのかもしれません。

取り入れやすい効率化の方法

・可能な限り現金取引を削減

現金取引は、クレジットカードのように利用情報がデータとして蓄積されませんので、どうしても領収書から転記(紙資料又はエクセルなど)という作業が発生してしまいます。

小口現金の必要性を見直し、原則クレジットカード払い、現金取引は現金払いしかできない場合に限定することで現金取引数を可能な限り削減しましょう！

現金出納帳を作成する作業時間が短縮されるだけでなく、小口現金の準備も最小限にすることで盗難リスクも減ります。最終的には小口現金自体を無くしてが現金管理が不要な会社とすることも検討しましょう。

・預金通帳の電子データ化

ほぼすべての金融機関では、ホームページでアカウントを作成すれば通帳明細を電子データ（エクセル形式、CSV形式）で入手可能となっています。記帳のために銀行へ行く時間も不要です。

・クレジットカード利用明細の電子データ化

ほぼすべてのクレジットカード会社では、ホームページでアカウントを作成すれば利用明細を電子データ（エクセル形式、CSV形式）で入手可能となっています。むしろ紙の利用明細を発行する方が追加料金が発生する会社もあるほどです。

・作成資料の電子データ化

作成資料をノートなどの紙資料からエクセルファイルなどの電子データへ移行することで様々なメリットがあります。

（なお、エクセルをプリントアウトして紙で保管しているものは紙資料と同義ですのでお間違いなく。） 

電子データ化、ペーパレス化の効果

・物理的制約がなくなる

紙資料の到着を待つという時間が無くなりますので、月次作業が遅れる理由が紙資料を待っているからというケースが無いか他の業務も合わせて見直してみましょう。担当者への確認や会計事務所への送付も電子データなら郵送ではなくメール一本で済みます。

・保管場所が不要

電子ファイルで年度ごと、月ごとなど整理してパソコン内でフォルダ管理すれば席を立つことなく多くの情報を利用、整理することができます。

 ・入力項目の削減

明細データには“日付”、“取引先”、“金額”の情報が記載されているため、“適用”と“科目”のみ追加入力すれば簡単に預金出納帳が作成できます。

・作業早期化

いわずもがな集計、合計チェックなどが手計算よりは爆速かつミスがなく作業が進みます。

電子データはコピー、貼り付けが可能ですので入力時間や転記ミスの削減につながります。

社内検討や取引先から依頼があった場合に、保管場所へ取りに行く、担当者へ持って行く、担当者が使っているため他の担当者の作業が進まないなど紙資料ならではの制約から解放されます。

・デジタル化を推進している取引先との取引継続につながる

取引先も人手不足や働き方改革の改善を目的にデジタル化を進めているかもしれません。従来のやりとりが先方のデジタル化を阻害する要因となる可能性もあります。

テレワーク、働き方改革へのきっかけに

・従来会社に保管していら情報がパソコン内に保管されるため、クラウドサーバを活用すれば外部からのアクセスが可能となります。

・領収書の転記作業も紙資料をスキャンしてクラウドサーバに保管しておけば家にいながら入力作業が可能となり、万が一出社できない状況でもテレワークにより作業が可能になります。

・出張のあいた時間に事務作業も可能となるでしょう。

・人材確保が難しい昨今の状況ですが、出社場所を選ばない環境があれば、地理的制約がなくなり必要なスキルをもった人材確保につながるかもしれません。

・作業効率の向上により人手不足解消、残業削減、休日の増加による働き方改革にもつながる可能性あります。

いかがでしたでしょうか。

今回は手始めに取り入れられる方法を紹介させて頂きました。

“知らなかった”だけではもったいなすぎる業務に取り入れやすい方法かと思いますので、自社に取り入れられないかぜひご参考にしてください！！

当事務所では月次業務の効率化や脱アナログ化を支援するサービスも提供しております。

ご興味がありましたらぜひご相談ください

この度はブログを読んで頂きありがとうございました。

経営に“財務の目線”を

財務コンサルタント　谷口純一